Cómo Barcelona Day Tours Ahorró 15 Horas a la Semana y Eliminó las Infracciones por Horas Extras

El Desafío: Horas Extras en Temporada Alta y Caos de Hojas de Cálculo

Barcelona Day Tours opera recorridos turísticos de alta demanda, excursiones a la montaña de Montserrat y traslados al puerto de cruceros. Durante la temporada alta de verano, la agencia despacha hasta 35 tours diarios con 18 vehículos y 25 conductores.

La líder de operaciones, Sarah K., gestionaba los horarios en Google Sheets. A medida que aumentaba el volumen de reservas, rastrear los períodos de descanso de los conductores y los límites de horas de conducción se volvió muy difícil. Los conductores terminaban programados accidentalmente en horas extras costosas, y los despachadores pasaban 3 horas cada noche haciendo llamadas y copiando horarios en grupos de WhatsApp.

La Solución: Cumplimiento Automatizado y Despacho por WhatsApp

En 2025, Barcelona Day Tours implementó PragmaticTours. Usando el motor Optimizar Día, el equipo de despacho genera un horario óptimo para toda la flota en un solo clic.

El sistema verifica las categorías de licencias de los conductores y calcula las horas acumuladas antes de realizar asignaciones. Si un conductor preferido está cerca de su límite legal, PragmaticTours lo omite automáticamente y selecciona al siguiente miembro disponible.

Una vez que Sarah aprueba el borrador, se envían mensajes automáticos de WhatsApp directamente al personal con detalles del vehículo, puntos de recogida y número de pasajeros.

Los Resultados

"La verificación de horas de conducción valió la pena por sí sola: dejamos de programar conductores en horas extras por accidente durante las semanas más ocupadas en Barcelona."